Sabemos que actualmente la mayoría de los tramites que necesitamos realizar afortunadamente ya se pueden hacer por vía electrónica, entre los tramites que  todo contribuyente requiere tener actualizados para poder llevar a cabo sus actividades de acuerdo a los requerimientos de SAT además de la firma electrónica, ahora está la contabilidad electrónica, que desde hace poco tiempo se ha comenzado a considerar como un requisito y sobre todo una  herramienta indispensable para que los contribuyentes podamos presentar las declaraciones de nuestras obligaciones fiscales mucho más fácil y rápidamente.

Por lo que podemos inferir sobre la contabilidad electrónica sabemos que se trata de un método de contabilidad que nos ayuda a llevar nuestras cuentas y archivos relacionados a la contabilidad de nuestro negocio de una forma mucho más clara y mejor organizada, lo que obviamente nos ayuda muchísimo a ubicar más fácilmente la información que necesitamos tener a la mano, para cuando llegue el momento de declarar nuestros impuestos.

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Contabilidad electrónica, ¿en qué consiste?

De acuerdo a la información que podemos encontrar dentro de la página del SAT, la contabilidad electrónica es la forma que eligió el SAT para llevar un registro muy detallado de cada una de las transacciones que los contribuyentes han realizado por vía electrónica, para esto se apoyan utilizando archivos en formato XML para que los contribuyentes podamos realizar el envío de archivos al Buzón Tributario cuando así se requiera.

¿En qué casos las personas físicas y las personas morales podrían estar obligadas a llevar contabilidad electrónica ante SAT?

Son muy pocas las excepciones aplicables para que algunas personas morales puedan quedar exentas del trámite de presentar su contabilidad electrónica, ya que este es un requisito exigido por SAT incluso para las personas morales sin fines lucrativos.

Para algunas personas físicas, el presentar contabilidad electrónica también es un requisito indispensable en especial para los contribuyentes que tributando bajo el régimen de actividades empresariales o que a cambio de ofrecer sus servicios profesionales lleguen a recibir ingresos por arriba de los dos millones de pesos al año. Así como también aquellas personas físicas que reciben sus ingresos por medio de arrendamientos, siempre que no utilice la herramienta Mis cuentas que se encuentra dentro del sitio de SAT.

¿Cuáles son las excepciones que podrían aplicarse para que tanto personas físicas como personas morales pudieran quedar exentas de cumplir el requisito de la contabilidad electrónica?

  • Por lo que se refiere a las personas morales: algunos ejemplos de los casos en los que estas quedan exentas de dicho trámite pueden ser, sindicatos, así como ninguna entidad involucrada con la administración pública paraestatal, ninguna de estas personas morales tendrá obligación de llevar su contabilidad de forma electrónica a menos que desarrollen alguna actividad empresarial, en cuyo caso deben cumplir con dicho requisito.
  • Lo mismo aplica para asociaciones civiles, fideicomisos autorizados y demás entidades de este tipo, las cuales tampoco están obligadas a llevar este tipo de contabilidad.
  • Acerca de las personas físicas que podrían quedar libres de la obligación de presentar contabilidad electrónica, un buen ejemplo puede ser:
  • El de los contribuyentes que pagan sus impuestos bajo el régimen de Sueldos y Salarios.
  • Lo mismo sucede con aquellos prestadores de servicios profesionales, cuyo ingreso económico al año no es mayor a los dos millones de pesos, caso que puede ser igual para quienes pagan impuestos bajo el régimen de arrendamientos.
  • Aquellos que tributen bajo el régimen de honorarios al igual que quienes lo hagan por incorporación fiscal siempre que todas sus operaciones estén registradas en Mis cuentas, dentro del portal de SAT.
  • Personas físicas cuyos ingresos o intereses provengan de premios o enajenación de bienes, es decir, personas físicas cuyos ingresos se reciben esporádicamente.

¿Cuáles son los archivos que deben integrar la contabilidad electrónica?

Para que la contabilidad electrónica tanto de una persona física como de una persona moral esté completa, debe estar integrada por los siguientes archivos:

  1. Catálogo de cuentas: este deberá incluirse a los archivos de contabilidad electrónica una sola vez y cada vez que este tenga alguna modificación.
  2. Balanza de comprobación: este archivo debe anexarse mensualmente durante el mes consecutivo al que corresponden las operaciones registradas.
  3. Información sobre pólizas y auxiliares: esta información debe incluirse solo en caso de que SAT requiera verificar la información contable que ha recibido o bien si SAT considera necesario verificar de donde vienen las devoluciones y compensaciones que se le han otorgado al contribuyente.

El catálogo de cuentas y balanza de comprobación, ¿Cuándo y cómo comienzan a formarse?

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En el caso de las personas físicas, dicho catálogo se genera mensualmente, por lo general, el proceso comienza al quinto día hábil del segundo mes consecutivo al que corresponde la información que se va a enviar.

Tratándose de las personas morales, dicho proceso debe realizarse mensualmente y debe ser al tercer día hábil del segundo mes consecutivo al que correspondería la información a enviar.

Para aquellos contribuyentes que cotizan en Bolsa de Valores, este proceso debe cumplirse trimestralmente y comienza al contarse el tercer día hábil del segundo mes posterior a los tres meses que siguen al cual pertenece la información que se va a poner en el buzón tributario.

Por otro lado, las personas tanto físicas como morales pertenecientes al sector primario que hayan preferido presentar su declaración con una periodicidad semestral, realizarán dicho proceso semestralmente a partir del tercero o quinto día hábil del segundo mes después del semestre al que corresponda la información que se deposita a dicho buzón.

En el caso de las pólizas auxiliares.

Como ya he mencionado en párrafos anteriores, las pólizas y auxiliares son documentos que se entregan solamente en caso de que SAT considere necesario verificar la información que está recibiendo de un contribuyente, o bien, cuando SAT considere necesario verificar con más exactitud de donde proviene el dinero que pudiera aparecer como saldo a favor de un contribuyente y que se puede pedir en  devoluciones o bien aplicarse a  compensaciones para liquidar otras deudas que pueda tener  un contribuyente, es decir si estas  le corresponden legítimamente o no, o si está recibiendo correctamente lo que debería por cualquiera de estos conceptos.

Y SAT solicita que comiencen a presentarse a partir de julio del año pasado.

Toda la documentación necesaria para poder llevar adecuadamente la contabilidad electrónica de nuestros negocios puede generarse a través de la aplicación gratuita de SAT o bien podemos apoyarnos en algún proveedor autorizado de servicios de este tipo.

Es muy importante tener en mente que toda la documentación que sea relativa a la contabilidad electrónica deberá entregarse a través del buzón tributario ya que es el único medio designado por SAT para recibir toda la documentación referente a la contabilidad de sus contribuyentes.

También es de suma importancia recordar que, al momento de entregar la contabilidad al buzón tributario, debes tener a la mano tu firma electrónica.

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